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Création de réservations et maintenances récurrentes
Création d’une réservation ou maintenance récurrente
Afin de créer des réservations ou maintenances récurrentes, vous devez vous rendre dans l’onglet Véhicules puis dans Nouvelle récurrence.
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Vous arrivez alors sur l’interface ci-dessus. Les éléments suivants seront à compléter :
- Le véhicule : vous devez renseigner l’immatriculation du véhicule sur lequel vous souhaitez mettre en place une récurrence.
- La personne : vous devez désigner la personne qui sera rattachée aux réservations ou maintenances récurrentes.
- Le type de récurrence : une réservation ou une maintenance
- Le contrat
- Le forfait
- La date de début de la récurrence
- La date de fin de la récurrence
- Le modèle de récurrence : il fait référence aux modèles de récurrence déjà créés.
- Les km estimés A/R
Une fois ces éléments renseignés, vous pouvez cliquer sur Rechercher pour que le système vérifie si la planification de ces récurrences est possible. Vous obtiendrez alors un récapitulatif comprenant le nombre d’occurrences à créer et la période concernée.
Si une ou plusieurs récurrences sont en conflit avec des réservations déjà existantes sur les mêmes créneaux, il vous suffira de faire défiler l’écran jusqu’à l’encart et de cliquer sur le bouton « Réaffecter toutes les réservations » pour switcher les réservations conflictuelles sur des véhicules disponibles.
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Une fois que vous auvez switché les réservations avec conflit, vous pouvez cliquer sur Planifier pour arriver sur la page de confirmation de la récurrence.
Celle-ci présente les éléments de la récurrence, le détail de l’abonné, le véhicule concerné et le lieu de réservation.
Vous aurez également à compléter le motif des réservations et le commentaire pour confirmer la récurrence.
Vos réservations ou maintenances seront alors créées !
Si des réservations, maintenances ou interventions sont déjà programmées sur les créneaux concernés par les récurrences, il sera possible de les switcher si elles ne sont pas en cours.
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⚠️ Important : les réservations et maintenances seront créées la nuit suivante. La création n’est pas immédiate. Vous devez donc anticiper votre demande de création de récurrence.
Édition d’une réservation ou maintenance récurrente
Depuis la liste des récurrences, vous pouvez cliquer sur Édition afin de modifier une récurrence. Vous pouvez alors retrouver tous les éléments de la récurrence et modifier la date de début et la date de fin de la récurrence.
Vous pourrez ensuite faire une recherche et planifier les réservations ou maintenances, de la même manière que lorsque vous créez une récurrence.
Vous êtes superviseur du service d’autopartage ? Découvrez comment créer vos modèles de récurrences 👉 Lire l’article
