Organismes
Lors du déploiement du service, tous nos clients remplissent un fichier de paramétrage avec l’aide d’un membre de l’équipe Mobility Tech Green. Ce fichier permet de configurer les informations essentielles liées à votre organisme pour permettre un usage le plus fidèle à vos attentes.
Néanmoins si vous êtes superviseur vous pourrez créer vous même un nouvel organisme et donc voici l’explication des différents champs à remplir.
💡 Comment retrouver cette gestion ?
Lorsque vous êtes dans le Back Office, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet « Administration » → « Organisme« , puis de cliquer soit sur « Créer« , soit sur l’organisme que vous souhaitez modifier, et de cliquer sur le bouton « Éditer« .
1. Informations sur l’organisme
Nom du champ | Description | Illustration |
Logo du service | C'est le logo qui apparaîtra en haut à gauche dans le Front Office de réservation utilisé par vos abonnés. |  |
Nom de l'organisme | Permet d'identifier l'organisme lors de l'inscription. | |
Description | Permet de faire une courte présentation de l'organisme. Elle est très peu utilisée dans le cadre B2B. En revanche, sur notre instance B2C (e-Colibri™ PoP), elle est obligatoire pour permettre aux abonnés de choisir le bon service. | |
Organisme parent | Permet de savoir à quel organisme parent cet organisme est rattaché dans un cadre très précis. | |
Système d'unité par défaut | Par défaut, ce sont les kilomètres, mais vous pouvez choisir le système impérial, c'est-à-dire le système anglo-saxon, ou opter pour le système d'unités de mesure américaines. | |
Numéro du centre d'appel | C'est le numéro de notre hotline, disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30. Si vous avez souscrit à l'option 24/7, un numéro différent vous sera attribué. Ce numéro est distinct du numéro Gestionnaire, qui sert à vous identifier en tant que tel. |  |
Nom assistance | C'est le nom du service d'assistance à contacter en cas de panne du véhicule, que vous pouvez mettre à disposition de vos utilisateurs pendant leur réservation. | |
Téléphone assistance | Vous pouvez également renseigner le numéro de l'assistance en cas de panne afin que vos collaborateurs n'aient plus qu'à cliquer dessus pour appeler. |  |
Préfixe tag de paiement | Nécessaire de le renseigner lorsque vous souhaitez mettre en place l'option Pro / Perso. Exemple de préfixe : Mobility Tech Green → MTG. | |
Préfixe de facture | Nécessaire de le renseigner lorsque vous souhaitez mettre en place l'option Pro / Perso. Exemple de préfixe : Mobility Tech Green → MTG. | |
Fréquence facturation e-Bis | Mensuelle / Trimestrielle / Semestrielle / Annuelle Il faut le renseigner pour connaître la fréquence de facturation du service souhaitée par le client. | |
Code facture e-Bis | Pas nécessaire. | |
Date de lancement | Date de lancement de votre service : Elle permet de savoir à partir de quand commence la période d'analyse statistique. | |
Date de désactivation | Date de fermeture de votre service. |
2. Réglementation de la protection des données
Nom du champ | Description |
Email de protection des données | L'e-mail de votre DPO est obligatoire à renseigner dans le cas où il y aurait une question de sécurité et que notre équipe aurait besoin de le contacter. |
Conditions générales d'utilisation | Elles seront mises dans la plateforme, et vos utilisateurs seront obligés de les lire et de les accepter avant de pouvoir utiliser la solution. Si vous n'en avez pas rédigé, nous pouvons vous fournir un template éditable. |
Politique de confidentialité | Elles seront mises dans la plateforme, et vos utilisateurs seront obligés de les lire et de les accepter avant de pouvoir utiliser la solution. Si vous n'en avez pas rédigé, nous pouvons vous fournir un template éditable. Vous pouvez les présenter sous forme de PDF ou via une URL si elles sont hébergées en ligne. |
3. Paramètres de réservation
Nom du champ | Description |
Proposer au minimum un véhicule électrique | Cette option permet de contourner l'algorithme qui propose des véhicules en fonction du nombre de kilomètres à parcourir, en proposant automatiquement en premier un véhicule électrique, puis les véhicules les plus adaptés au trajet effectué. |
Nombre de véhciules proposés aux abonnés | Lorsqu'un utilisateur effectue une recherche de véhicule, vous pouvez décider qu'il ait accès à tous les véhicules disponibles pour sa réservation, ou alors limiter le nombre de véhicules qu'il verra à 1, 2, 3, 4 ou 5 véhicules. |
Limiter les critères de réservations | Vous pouvez décider de limiter les critères de recherche, c'est-à-dire de ne pas donner accès au choix de la catégorie de véhicule, à la taille du coffre souhaitée ou au nombre de passagers. |
Durée maximale de réservation | Permet de définir le nombre de jours maximum que peuvent réserver vos collaborateurs. |
Délai de réservation maximum accepté | Permet de définir combien de temps à l'avance vos collaborateurs peuvent réserver un véhicule. |
Annulation automatique (seconde) | Permet de définir si, lors d’une réservation, la personne ne se présente pas, alors après un certain délai, la réservation s’annule automatiquement pour libérer le planning. |
Fin automatique (seconde) | Permet de définir le délai à partir duquel le boîtier tente de terminer la réservation lorsque la fin théorique est dépassée et que toutes les conditions sont remplies (géolocalisation, etc.). |
Tolérance de passage de badge en début de réservation (minute) | Permet de définir la durée avant le début officiel de la réservation durant laquelle un collaborateur peut se présenter devant le véhicule pour l’ouvrir et démarrer sa réservation. |
Battement entre les réservations (minute) | Permet de définir la durée minimale entre deux réservations. Ce temps permet d’anticiper d’éventuels retards. Il est ajouté après le temps de charge en fin de réservation pour les véhicules électriques. |
Durée de la prise à la volée (minute) | Permet de définir, pour les véhicules en prise à la volée (option marketplace), la durée par défaut pendant laquelle un abonné peut utiliser le véhicule. Toutefois, il pourra continuer à l’utiliser même si cette durée est dépassée. |
Réaffectation automatique en cas de charge faible | Si vous mettez en place la réaffectation en cas de charge faible, cela signifie que si un véhicule électrique n'a pas assez de batterie pour effectuer le trajet pour lequel il a été réservé, le logiciel va essayer de trouver un véhicule ayant suffisamment d'énergie. Et si vous mettez "...avec annulation", cela signifie que si aucun véhicule n'est disponible aux dates initiales, la réservation sera annulée automatiquement et l'abonné sera prévenu. |
Réaffectation automatique en cas de retard | Si vous mettez en place la réaffectation en cas de retard, cela signifie que si le véhicule réservé n'est pas rentré à temps, le logiciel va essayer de trouver un autre véhicule. Et si vous mettez "...avec annulation", cela signifie que si aucun véhicule n'est disponible aux dates initiales, la réservation sera annulée automatiquement et l'abonné sera prévenu. |
Réaffectation automatique en cas de batterie faible | Si vous mettez en place la réaffectation en cas de batterie faible (la batterie de démarrage d'un véhicule), cela signifie que si un véhicule n'a pas assez de batterie pour démarrer, le logiciel va essayer de trouver un autre véhicule ayant suffisamment de batterie. Et si vous mettez "...avec annulation", cela signifie que si aucun véhicule n'est disponible aux dates initiales, la réservation sera annulée automatiquement et l'abonné sera prévenu. |
Réaffectation automatique en cas d'alerte batterie sur un autre véhicule | Si vous mettez en place la réaffectation en cas d'alerte batterie sur un autre véhicule (batterie de démarrage), cela signifie que si un véhicule du même parking est en alerte batterie, le logiciel réaffectera automatiquement la réservation sur ce véhicule afin d’éviter que son niveau de batterie ne continue à baisser et ne passe sous le seuil critique nécessitant un changement de batterie. L’abonné sera prévenu de cette réaffectation. |
Etendre les critères lors d'une réaffectation infructueuse | Permet de ne pas prendre en compte les critères de réservation pour proposer un véhicule, quoi qu'il arrive. Par exemple, si votre utilisateur avait renseigné une catégorie de véhicule, le logiciel essaiera de lui trouver un véhicule qui correspond. Si aucun véhicule n'est disponible, au lieu de ne pas réaffecter ou d'annuler la réservation, il fera abstraction des critères pour lui permettre d'avoir un véhicule, coûte que coûte. |
Exiger le permis de conduire pour réserver une voiture | Vous pouvez exiger un permis de conduire via l'outil pour effectuer des réservations ou non. Vous pouvez décider de demander seulement le numéro du permis et l'année d'obtention, et vous pouvez également demander d'ajouter une photo du permis. |
Récolter la date et lieu de naissance | Dans le cadre de l'ANTAI, vous pouvez demander à vos collaborateurs, en plus du permis et du scan, leur date et lieu de naissance. Si vous l'activez, alors vos collaborateurs devront renseigner ces informations avant de pouvoir réserver un véhicule. |
Délai de rétention des informations de permis | Si vous avez demandé à récolter les informations liées au permis de conduire, alors vous pourrez aussi demander à vos collaborateurs s'ils souhaitent enregistrer leurs informations de permis ou pas et, à ce moment-là, au bout de X nombre de jours que vous aurez défini, leur permis se supprimera. |
Limiter les réservations au parking préféré | Vous pouvez mettre en place cette option si vous avez plusieurs parkings sur votre organisme et que vous souhaitez que vos collaborateurs ne puissent pas réserver de véhicules sur d’autres parkings que celui qu’ils ont sélectionné en parking préféré. |
Abonné maintenance | Vous pouvez mettre en place l’abonné maintenance, qui sera la personne responsable de la maintenance par défaut lorsque vous appuierez sur le bouton "Créer maintenance" sur la fiche véhicule. |
Contrat maintenance | Il faut sélectionner le contrat par le biais duquel la maintenance sera créée. |
Catégorie maintenance | Il faut sélectionner la catégorie de maintenance par défaut. |
Durée maintenance (minute) | Il faut mettre en place une durée de maintenance par défaut, mais celle-ci reste modifiable une fois que vous aurez cliqué sur le bouton "Créer maintenance". |
4. Options Market Place
Toute la partie sur les options Market Place n’est activable que par des membres de chez Mobility Tech Green, sous réserve d’un devis signé. Voici le lien où vous pourrez prendre rendez-vous avec un conseiller en mobilité pour la mise en place de l’une de ces fonctionnalités.
5. Autres options
Nom du champ | Description |
Permettre aux abonnés de créer des anomalies bloquantes | Lors de l’état des lieux, vos utilisateurs peuvent signaler des dommages ou des voyants. Avec cette option activée, ils pourront déclarer un dommage bloquant (par exemple, un pneu crevé), ce qui retirera automatiquement le véhicule de la liste des véhicules réservables. Cependant, cela peut entraîner des effets de bord si certains utilisateurs considèrent à tort un dommage mineur comme bloquant. Il est donc important de bien évaluer l’intérêt de cette fonctionnalité avant de l’activer. |
Afficher le nom des abonnés dans le planning du Front Office | Lors de la réservation, vos utilisateurs peuvent consulter un planning quotidien indiquant les périodes d'utilisation des véhicules. Avec cette option activée, ils auront également la possibilité de voir qui a réservé le véhicule juste avant et juste après eux. L’objectif est de leur permettre de s’organiser directement entre eux si nécessaire. |
Réservation avec destination | Lors de la réservation, vous pouvez permettre à vos utilisateurs de renseigner une destination. Cela leur permet de calculer automatiquement la distance aller/retour de leur trajet et ainsi de gagner du temps. |
Destinations libres (si réservation avec destination) | Si vous avez activé l'option "Réservation avec destination", vous pouvez permettre aux utilisateurs de saisir une adresse libre plutôt que de choisir uniquement parmi des points d’intérêt prédéfinis. |
Destination obligatoire (si réservation avec destination) | Si vous avez activé l'option "Réservation avec destination", vous pouvez également la rendre obligatoire pour réserver un véhicule. |
Validation CGL obligatoire par réservation | Si vous mettez en place la validation des Conditions Générales de Location, vos collaborateurs devront lire et accepter les CGL avant de pouvoir passer à la suite de la réservation. Et si un gestionnaire effectue une réservation via le Back-Office, l’utilisateur recevra un email pour lire et accepter les CGL avant de pouvoir finaliser la réservation. |
6. Inscription
Nom du champ | Description |
Ouvert à l'inscription | Vous pouvez choisir d'ouvrir votre organisme à l'inscription afin que vos collaborateurs puissent s'inscrire eux-mêmes, sans intervention manuelle de votre part. |
Type de contrat professionnel (si ouvert à l'inscription) | Un contrat représente l'accès que vous souhaitez donner à vos utilisateurs. Il peut y avoir un seul contrat, ce qui signifie que tous les utilisateurs peuvent réserver tous les véhicules (contrat unique). Vous pouvez aussi décider de créer des contrats par service, afin que tout le monde puisse réserver tout en vous permettant d'identifier les centres de coûts (contrat déjà créé, par responsable ou par personne). |
Statut automatique après inscription (si ouvert à l'inscription) | Vous pouvez décider qu'une fois vos collaborateurs inscrits sur la plateforme, ils peuvent immédiatement réserver un véhicule sans vérification de votre part (statut "Actif"), ou vous pouvez mettre en place une vérification pour vous assurer que les documents renseignés par vos utilisateurs sont corrects (statut "Validation en attente"). |
Adresse du domicile (si ouvert à l'inscription) | Il faut la mettre au statut "Non exigée" si l'option Market place "Pro / Perso" n'est pas utilisée, car cette adresse est uniquement requise en cas de facturation lors de la réservation d'un véhicule en autopartage à des fins personnelles. Si l'option "Pro / Perso" est activée, il sera alors nécessaire d'exiger automatiquement l'adresse du domicile avec un contrat personnel. |
Bloquer les non pré-inscrits (si ouvert à l'inscription) | Vous pouvez mettre en place un import de base d'utilisateurs, et si vous souhaitez que seule cette liste ait accès au service, il faut activer l'option de blocage des non pré-inscrits. |
Suffixe d'email | Les suffixes d'e-mail (ex : @mobilitytechgreen.com) que vous allez renseigner seront ceux auxquels vous donnerez accès pour que les utilisateurs puissent s'inscrire. Cela signifie que seules les personnes ayant un suffixe d'e-mail correspondant à ceux renseignés pourront s'inscrire. Attention, il ne faut surtout pas mettre de suffixes génériques comme @gmail.com ou @hotmail.com, par exemple. |
Documents exigés | Vous pouvez demander jusqu'à 5 documents supplémentaires à vos utilisateurs, par exemple une attestation de validité du permis de conduire. |
7. Centre d’activité
Nom du champ | Description |
Format centre d'activité | Le centre d'activité peut être mis en place à des fins statistiques. Néanmoins, pour le moment, les statistiques ne prennent pas en compte les centres d'activité de vos collaborateurs. Il est possible de les mettre en place par abonné, c'est-à-dire que l'utilisateur le renseigne une seule fois à l'inscription, ou alors par réservation, ce qui signifie qu'à chaque réservation, les collaborateurs devront renseigner un centre d'activité. |
Description centre d'activité (si format d'activité) | Vous pouvez mettre en place une description pour aider les utilisateurs à comprendre ce champ. |
Ajouter une valeur à la liste (si format d'activité) | Il faudra renseigner les différents centres d'activité pour que vos collaborateurs sélectionnent le bon, soit au moment de l'inscription, soit pour chaque réservation, en fonction du paramétrage que vous aurez mis en place. |
8. Documentation
Nom du champ | Description |
Tarifs | Vous pouvez mettre à disposition de vos collaborateurs les tarifs de l'utilisation personnelle des véhicules en autopartage, soit au format PDF, soit par une URL, afin de mettre une grille tarifaire dynamique à afficher à vos utilisateurs. |
Documents | Vous pouvez ajouter jusqu'à 3 autres documents à mettre à disposition de vos collaborateurs. |
9. Motifs de réservations
Vous allez pouvoir renseigner ici la liste des motifs de réservation que vos collaborateurs devront obligatoirement sélectionner pour chaque réservation effectuée sur la plateforme. Une fois un motif renseigné, il deviendra obligatoire et un champ « Autre » sera automatiquement ajouté. Si les utilisateurs sélectionnent « Autre », un champ de texte leur permettra de renseigner la raison de leur déplacement. Si vous ne souhaitez pas mettre de motif de réservation, il ne faut alors renseigner aucun motif ou les supprimer.
