Gestion de franchise
De la création d’une formule de contrat au prélèvement.
Dans le cadre de l’autopartage, la franchise est le montant restant à la charge de l’utilisateur en cas de sinistre ou de véhicule restitué dans un état dégradé. Elle peut être minorée en souscrivant une option supplémentaire ou rachetée. En l’absence de rachat, le prélèvement de la franchise s’effectue directement via la plateforme, en déduisant son montant de la caution ou en le facturant à l’utilisateur. Ces mécanismes permettent de mieux gérer les risques liés à l’utilisation des véhicules partagés.
1. La mise en place de la franchise
Parcours administrateur
Pour les administrateurs ayant accès à la configuration des formules de contrat, il vous suffit de passer par l’onglet Administration, puis Tarification et Formule de contrat. Vous pourrez ensuite cliquer sur « Créer » ou « Éditer« , selon votre besoin. Dans cet espace, comme illustré dans l’image ci-dessous, vous pourrez paramétrer le montant de la franchise ainsi que l’option permettant ou non de racheter cette dernière.
Une fois cette franchise paramétré, lorsqu’un nouvel utilisateur va s’inscrire et choisir cette formule de contrat alors les paramètres vont s’appliquer automatiquement au contrat d’utilisation personel.
Parcours gestionnaire avec le droit « Comptabilité »
Pour mettre en place une franchise au niveau de la formule, vous devez faire appel à un membre de votre organisation disposant des droits d’administrateur. Si personne dans votre structure ne possède ces droits, contactez directement un interlocuteur chez Mobility Tech Green pour qu’il effectue la configuration.
💡 À noter : Si aucune franchise n’est renseignée au niveau de la formule et que vos contrats se créent automatiquement lors de l’inscription, vos utilisateurs n’auront pas de franchise à payer lors de leurs réservations.
💡À savoir : Création d’un contrat manuellement
Si vous souhaitez créer un contrat pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs, veillez à bien renseigner les champs dans l’onglet « Abonnement / Franchise » afin que les utilisateurs soient facturés automatiquement via l’outil.
⚠️ Attention : Si aucun champ n’est renseigné, les utilisateurs ayant accès à ce contrat n’auront ni abonnement ni franchise à payer.
2. Lors de la création d’une réservation
Lorsqu’un abonné effectue une réservation via un contrat incluant une franchise, plusieurs mouvements bancaires en découlent. Environ 24 heures avant le début théorique de la réservation, une demande est adressée à la banque de l’utilisateur pour bloquer un montant correspondant à deux éléments :
- La pré-autorisation : elle inclut le prix théorique de la réservation ainsi qu’un montant de pré-autorisation.
- La caution : elle correspond au montant de la franchise définie dans le contrat.
💡À savoir : Montant de pré-autorisation
Le montant de pré-autorisation est défini lors de la création de l’instance, généralement fixé à 50 €. Il sert à ajuster le prix de la réservation si le montant réel dépasse le montant théorique.
⚠️ Si le montant réel de la réservation excède la somme du prix théorique et du montant de pré-autorisation, une demande de régularisation est automatiquement envoyée à l’utilisateur.
3. Prélèvement de la franchise
Une fois la réservation effectuée, le logiciel calcule le montant exact à facturer et le prélève via la pré-autorisation. Grâce aux états des lieux d’entrée et de sortie, vous pouvez vérifier d’éventuels dégâts. Si l’utilisateur n’a pas signalé un dommage, il est possible de faire un contrôle dans le parc. Dans ce cas, le dernier utilisateur ayant réservé le véhicule peut être tenu responsable, car il confirme, lors des états des lieux, avoir inspecté le véhicule et accepté d’assumer la responsabilité des dommages non déclarés.
Dans ce cas la vous aurez plusieurs façons de pouvoir prélever la franchise :
- Via les mouvements bancaires
- Via la fiche réservation
- Via la fiche contrat
Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Prélever » situé au bout de la ligne « Caution« . Cette action vous redirigera automatiquement vers l’écran dédié pour effectuer le prélèvement :
Une fois que vous avez renseigné le libellé, les quantités et le prix unitaire TTC, il vous suffit de cliquer sur « Prélever l’abonné » pour finaliser l’opération.
💡À savoir : Les subtilités du prélèvement de franchise
⚠️ Note importante : La franchise n’est disponible qu’une semaine après la fin de la réservation. De plus, une fois la caution prélevée, il n’est pas possible de revenir en arrière, et ce prélèvement ne peut être effectué qu’une seule fois.
